Dreiteilige Serie zu Legal RPA: Robotergestützte Prozessautomatisierung in Zeiten der Digitalisierung (Teil 3)

Von Dr. Martin Allmendinger und Patrik Walter — In dieser dreiteiligen Beitragsserie möchten wir Ihnen Legal RPA (robotergestützte Prozessautomatisierung) näher bringen. Unsere Autoren sind Experten des Digitalisierungsunternehmens OMM Solutions GmbH, das mithilfe von RPA bereits die Prozesse zahlreicher Organisationen erfolgreich automatisiert. Allmendinger und Walter beleuchten dabei das Warum, das Wie und das Was der RPA in Zeiten der Digitalisierung und gehen der Frage nach, wie Juristen mit Legal RPA Kosten einsparen können.

Nachdem die ersten beiden Artikel die Motivation für RPA-Projekte, sowie die Funktionsweise von RPA als Technologie behandelt haben, geht es nun abschließend in dem dritten und letzten Artikel, um die Ergebnisse, also konkrete RPA-Anwendungsfälle.

Ein verbreiteter Klassiker ist die automatisierte Erstellung monatlich anfallender statistischer Reports. Hierfür verbringen Fachkräfte in Rechtsabteilungen etablierter Organisationen, aber auch Anwaltskanzleien oftmals mehr als einen Arbeitstag. Händisch werden aus verschiedenen Quellen, wie beispielsweise Excel-Dateien Informationen übertragen, zusammengeführt und entsprechende Diagramme erstellt. Ein fehleranfälliger Prozess, der – einschließlich des Uploads in ein (internes) Webportal – mit RPA durchschnittlich innerhalb einer Woche automatisierbar ist.

Animation: Ein Software-Roboter öffnet selbständig Exceltabellen und kopiert Ergebnisse aus diversen Quellen (ERP, Web, etc) zu einem Diagramm in Powerpoint zusammen.

Ein anderes Beispiel sind Recherchen im Umfeld des geistigen Eigentumsrechts. Solche regelmäßig oder fallbezogen anfallende IP-Recherchen bieten vielfältiges Potenzial zur Automatisierung. Etwa wenn Abgleiche mit internen oder externen Datenbanken (Patentämter, Google etc.) vorgenommen werden, um geistige Eigentumsrechte zu prüfen und sich gegen damit verbundene Risiken abzusichern.

Etwas allgemeiner ist dies in der nachfolgenden Animation gehalten. Hier gilt es, Daten von Webseiten strukturiert herunterzuladen. Der Software-Roboter loggt sich dafür selbstständig auf der Plattform ein und scannt vollautomatisch mehrere Seiten von Inhalten. Sodann werden die Inhalte heruntergeladen und gemäß der jeweiligen Suchabfrage (bspw. Schlagworten) gefiltert und in eine Excel-Datei überführt. Das Ergebnis kann nun im eigenen Laufwerk abgelegt, im organisationseigenen Intranet an Kollegen und Kolleginnen weitergeleitet oder direkt per Mail an Externe gesendet werden. Alles vollautomatisch und entsprechend der jeweiligen Anforderungen.

Animation: Ein Software-Roboter lädt Dateien strukturiert aus Datenquellen herunter, wie dies beispielsweise im Rahmen von IP-Recherchen nötig ist.

Über die vorgestellten Anwendungsfälle hinaus bietet RPA weitere Möglichkeiten zur Automatisierung repetitiver Tätigkeiten in der Rechtsbranche: sei es nun im Vertragsmanagement das automatisierte Befüllen von Word-Vorlagen, die automatische Durchführung von Compliance-Checks oder weitere Aktivitäten im Fall-Management.

Die Erfahrung zeigt, dass bereits in halbtägigen RPA-Sensibilisierungs-Workshops erste einfache Prozesse zur Automatisierung identifizierbar sind. 

Fallen hierunter nur solche Prozesse, die bereits vollständig optimiert sind? Nein. Vielmehr werden Prozesse oftmals ungeachtet der Frage, wie effizient sie sind, automatisiert. Die wesentlich zeitaufwendigere Analyse und Verschlankung von Prozessen geschieht erst danach. 

Das bedeutet jedoch nicht, dass Organisationen willkürlich Prozesse automatisieren sollen. Ansonsten mündet Legal RPA im Chaos. Vielmehr ist die Einführung robotergestützter Prozessautomatisierung an klare Ziele zu koppeln. Möchte ich damit beispielsweise Kapazitäten bei meinen Associates oder anderen Mitarbeitern einsparen? Oder Rechtsanwaltsgehilfen von zeitraubenden repetitiven Aufgaben befreien? Oder Prozesse mit vielen direkten Touchpoints zum Mandanten automatisiert durchführen?

Fazit zu Legal RPA
Unabhängig vom jeweiligen Ziel wird der Software-Roboter zum virtuellen Mitarbeiter für Organisationen aus der Rechtsbranche. Die wirtschaftlichen Vorteile durch eingesparte Ressourcen oder eine geringere Fehlerquote machen Legal RPA zu einer Schlüsseltechnologie im Rahmen der Digitalisierung von Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen etablierter Unternehmen. Vor dem Hintergrund eines gestiegenen Wettbewerbs- und Kostendrucks sind innovative Akteure aus der Rechtsbranche mit Legal RPA für die Zukunft gerüstet.

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Die Autoren arbeiten für das Digitalisierungsunternehmen OMM Solutions GmbH, das mithilfe von RPA bereits die Prozesse zahlreicher Organisationen erfolgreich automatisiert hat. Gerne können Sie sich bei Interesse an RPA-Workshops oder der gemeinsamen Automatisierung Ihrer individuellen Prozessen mit RPA an die OMM-Experten wenden (https://www.tech-automation.eu/). OMM war zudem im Jahr 2019 Organisator der 1. Legal Innovation Challenge in Baden-Württemberg, bei der interdisziplinäre Teams an einem Tag digitale Lösungen für die Rechtsbranche entwickelten.