Managing Complexity – Legal Function 4.0 – 6. Herbsttagung des Bucerius CLP

by Nico Kuhlmann

Am Freitag, dem 18. November 2016, veranstaltete das Bucerius Center on the Legal Profession in Hamburg seine 6. Herbsttagung unter dem Titel „Managing Complexity / Legal Function 4.0“ auf dem Campus der Bucerius Law School. Bereits am Vorabend luden die Veranstalter zu einem Get-Together im renommierten Übersee-Club an der Binnenalster ein, in dessen Rahmen Kapitän Robert Schröder von der Deutschen Lufthansa AG eine ausführliche und äußerst anschauliche Keynote zur Fehlerkultur in der Luftfahrt hielt und den Unterschied zwischen Fehlern und Versagen verdeutlichte.

Am folgenden Konferenztag wurden die zirka 250 Teilnehmer von frischem Kaffee sowie von Dr. Patrick Schroer (Geschäftsführer der Bucerius Education GmbH) und Markus Hartung (Direktor des Bucerius Center on the Legal Profession) begrüßt. Während des Vormittags trugen dann verschiedene Referenten aus der Praxis vor:

Agile Working & Design Thinking – Dr. Sascha Theißen
(SVP Legal / General Counsel bei Holtzbrinck Publishing Group)

Dr. Theissen sprach über das Problem, dass leider oft nur innerhalb des eigenen Silos gearbeitet und kommuniziert werde. Informationen würden diesbezüglich teilweise als Währung behandelt, die nur im Austausch mit anderen Gütern herausgegeben würden. Um dieser Verhaltensweise entgegenzuwirken, stellte er unter anderem das Konzept des agilen Arbeitens vor. Durch Transparenz und Selbstorganisation soll eine Exzellenz des Arbeitsergebnisses sichergestellt werden, welche aus mehr bestehe als nur der juristisch korrekten Antwort auf eine rechtliche Frage. Einen besonderen Fokus legte er dabei auf den Einsatz eines Legal Kanban Boards. Dadurch könne die Aufgabenaufteilung für alle Mitglieder eines Teams visualisiert werden. Darüber hinaus würden kurze und tägliche Treffen vor diesem Board die Transparenz weiter steigern und eine für alle nachvollziehbare Priorisierung der Aufgaben ermöglichen.

Digitale Rechtsabteilung – Dr. Benno Quade
(SVP Global Legal / General Counsel bei der Software AG)

Dr. Quade vertrat die Ansicht, dass die Rechtsabteilungen in Unternehmen nicht als Innovationstreiber im digitalen Wandel angesehen werden würden, obwohl das Recht aufgrund des schematischen Aufbaus grundsätzlich gut digitalisierbar sei; dies trotz der Tatsache, dass sich das Risikomanagement durch eine digitale Echtzeittransparenz signifikant verbessern könne. Zudem könne durch den Einsatz digitaler Werkzeuge ein Qualitätsgewinn generiert werden. Diese beiden Umstände zusammen würden darüber hinaus dazu führen, dass durch den resultierenden Zeitgewinn mehr Raum für eine strategische Beratung der Geschäftsleitung verbliebe. Er warnte allerdings davor, zu viele verschiedene digitale Werkzeuge einzusetzen, die untereinander nicht interoperatibel seien. Zentral sei diesbezüglich die Integrationsebene, also die Auswahl der richtigen Plattform, auf der die Applikationen laufen.

Meet Kim, your Virtual Assistant – Adam Shutkever
(Chief Operating Officer bei Riverview Law)

Adam Shutkever erinnerte zuerst an die Entwicklung Künstlicher Intelligenz und von Maschinellem Lernen in den letzten Jahrzehnten und zählte die Erfolge von DeepBlue (IBM), Watson (IBM) und DeepMind (Google) auf. Anschließend stellte er das Produkt KIM seines Unternehmens Riverview Law vor. Dabei handelt es sich um einen virtuellen Assistenten für Unternehmensjuristen, um die alltägliche Masse rechtlicher Projekte transparenter zu managen. Ziel dieses Produkts sei es, die richtige Arbeit von der richtigen Person zur richtigen Zeit und vor allem zum richtigen Preis durchführen zu lassen. So könne KIM beispielsweise visuell aufbereitet anzeigen, welche Verträge mit welchem ökonomischen Volumen in welchem Zeitfenster erneuert werden müssten und welches rechtliche Risiko in diesen Verträgen stecke.

Compliance and Data Privacy – Eva Gardyan-Eisenlohr
(Head of Data Privacy bei Bayer AG)

Eva Gardyan-Eisenlohr referierte über ihre Zeit bei der Bayer AG und forderte die Teilnehmer auf, Technologie vermehrt in die tägliche Arbeit mit einzubeziehen. Die dafür notwendige strategische Partnerschaft mit Informatikern hob sie besonders hervor. Zusätzlich empfahl sie unter anderem, Dokumente auf einer unternehmensinternen Plattform digital zu erstellen. Dadurch würde sich die fehleranfällige Versendung von E-Mails mit angehängten Dokumenten erübrigen. Zudem würde die allgemeine Zugänglichkeit gesteigert und der Arbeitsfluss verbessert werden. Darüber hinaus könnten dann auch direkt verschiedene Erinnerungsfunktionen eingebaut werden. Eine solche Vorgehensweise würde vor allem auch unter Compliance-Gesichtspunkten vorteilhaft sein.

Podiumsdiskussion: Law firm goes Tech

Nach der Mittagspause wurden im Rahmen einer Podiumsdiskussion konkrete Praxisbeispiele besprochen, in denen Kanzleien Technologie eingesetzt haben, um für den Mandanten einen direkten Mehrwert zu generieren. Dr. Bernhard Fiedler (Senior Associate bei Norton Rose Fulbright LLP) berichtete vom kostenlosen Contractor-Check auf deren Webseite und dass die Kanzlei durch solche Werkzeuge schnellere und günstigere Rechtsdienstleistungen für den Mandanten anbieten könne. Tobias Heining (Director of Business Development & Communications bei CMS Hasche Sigle PG) referierte ebenfalls kurz zu deren Fremdpersonaleinsatz-Tool. Zusätzlich informierte er die Teilnehmer über ein selbstentwickeltes, digitales Werkzeug namens „CMS Select“, welches die Mandanten bei der Sozialauswahl unterstütze. Dr. Christian Storck, LL.M. (Partner bei Linklaters LLP) betonte den steigenden Kostendruck für Kanzleien und die daraus folgende Notwendigkeit zur Effizienzsteigerung. Er rief die Teilnehmer dazu auf, entweder bereits am Markt vorhandene Produkte zu verwenden oder individuelle Lösungen selbst zu entwickeln.

Workshops

Anschließend konnten die Teilnehmer einzelne Themen in verschiedenen, parallelen Workshops vertiefen. Im Workshop „Legal IT nach Maß“ wurde der DocCreator von Audi vorgestellt und diskutiert. Beim Workshop „Digital Legal Department“ wurden unterschiedliche Möglichkeiten erörtert, wie Rechtsabteilungen die digitale Transformation meistern können. Der Workshop „Digital Law Firm“ war ein offenes Forum zum Austausch über die Möglichkeiten und Ausprägungen moderner Kanzleien. Zudem wurde mit einer sogenannten Soapbox ein inhaltlich nicht eingegrenzter Workshop zum Thema der Tagung angeboten.

Fazit

Die Herbsttagung des Bucerius CLP war wieder einmal eine inspirierende Veranstaltung. Die gegenwärtig durch die Digitalisierung verursachten Veränderungen auf dem Rechtsberatungsmarkt wurden zielgerichtet aufbereitet und die aus den Umwälzungen resultierende Komplexität nachhaltig reduziert. Als Kernaussage war mitzunehmen, dass es bei den Veränderungsprozessen in Rechtsabteilungen und Kanzleien nicht bloß auf die Auswahl der richtigen IT-Lösung ankommt. Vielmehr ist bewusstes Management gefragt, um die Akzeptanz in den Teams und damit den Erfolg sicherzustellen. Die Beispiele aus der Praxis machten Mut, dass man durchaus die eine oder andere traditionelle Arbeitsweise in Frage stellen und Neues ausprobieren kann. Wer nicht wagt, der nicht gewinnt.

Save the Date: Die 7. Herbsttagung wird am 16./17. November 2017 stattfinden.